1. Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Die ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert.
Sie basiert auf dem PDF/A-3-Standard und ermöglicht eine einheitliche, maschinen- und menschenlesbare Rechnungsstruktur.
ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist in Deutschland weit verbreitet – vor allem im öffentlichen Sektor und im B2B-Bereich.
PDF in ZUGFeRD umwandeln kostenlos – so funktioniert’s einfach und rechtssicher
PDF in ZUGFeRD umwandeln kostenlos – entdecken Sie geeignete Tools, Formate und Schritte zur einfachen, normkonformen Erstellung elektronischer Rechnungen.
LESEN SIE MEHR >2. Vorteile von ZUGFeRD
- Automatisierte Verarbeitung: Rechnungsdaten lassen sich direkt auslesen und weiterverarbeiten – ideal für Buchhaltungssysteme.
- Gesetzeskonformität: ZUGFeRD entspricht der EU-Norm und den Anforderungen der GoBD in Deutschland.
- Digitale Archivierung: Keine Papierberge mehr – alles elektronisch und revisionssicher gespeichert.
3. ZUGFeRD-Rechnung erstellen
3.1 Mit Online-Tools kostenlos erstellen
Es gibt zahlreiche Online-Dienste, mit denen Sie ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen können – ganz ohne Registrierung:
- 7-PDF Rechnungsdrucker
- PDF24 Tools
- B2Brouter
Vergleich der Tools:
|
Tool |
Registrierung nötig |
XML automatisch eingebettet |
Lokale Verarbeitung |
API |
|
PDF24 |
Nein |
Ja |
Ja |
Nein |
|
B2Brouter |
Nein (Basisversion) |
Ja |
Nein |
Ja |
|
7-PDF |
Nein |
Ja (mit Plugin) |
Ja |
Nein |
3.2 Lokale Software & Druckertreiber
Wenn Sie Datenschutz priorisieren oder eigene Vorlagen nutzen möchten, bieten sich lokale Tools wie der 7-PDF-Druckertreiber oder winball.de an. Diese ermöglichen es, Word- oder Excel-Dateien als ZUGFeRD-konforme PDFs zu exportieren – inklusive XML-Anhang.
Vorteile:
- Kein Upload nötig
- Daten bleiben lokal
- Flexible Formatierung
3.3 Professionelle Software & API-Lösungen
Für größere Unternehmen oder ERP-Umgebungen lohnen sich Lösungen mit API-Anbindung:
- Lexware
- B2Brouter
- sevDesk Pro
Diese Systeme bieten Features wie:
- Automatisierte Rechnungserstellung aus dem System
- API-Schnittstellen für externe Tools
- ZUGFeRD-Validierung und Archivierung
4. SwifDoo PDF: Ihre Lösung für professionelle ZUGFeRD-Rechnungen
Mit SwifDoo PDF haben Sie ein vielseitiges Tool zur Hand, das Ihnen hilft, bestehende PDF-Rechnungen in das PDF/A-3-Format umzuwandeln und bei Bedarf XML-Dateien einzubetten.
Besonderheiten:
- Konvertieren Sie PDFs in PDF/A-3
- Bearbeiten Sie Metadaten und fügen Sie XML-Dateien hinz
- Ideal in Kombination mit Online-Generatoren für maximale Kontrolle
5. Empfehlung: Welche Methode passt zu Ihnen?
|
Nutzungsszenario |
Online-Tools (kostenlos) |
Lokale Software |
SwifDoo PDF + Online |
|
Schnelle Erstellung |
✅ |
✅ |
✅ |
|
Datenschutz / lokal |
⚠️ |
✅ |
✅ |
|
Vorlage individuell anpassen |
✖️ |
✅ |
✅ |
|
API oder Massenverarbeitung |
✖️ |
⚠️ |
⚠️ |
|
Normgerechte Ausgabe |
✅ |
✅ |
✅ |
Fazit & Handlungsempfehlung
ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich auf verschiedene Arten erstellen – ob kostenlos online, mit lokaler Software oder durch eine clevere Kombination aus beiden Methoden.
Unsere Empfehlung: Nutzen Sie kostenlose Tools für den schnellen Einstieg und SwifDoo PDF für die professionelle Nachbearbeitung. So erstellen Sie nicht nur korrekte, sondern auch optisch ansprechende und rechtssichere elektronische Rechnungen.
FAQ: Häufige Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung
Wie werden ZUGFeRD Rechnungen erstellt?
→ Sie können ZUGFeRD-Rechnungen mit Online-Tools, lokalen Druckertreibern oder PDF-Editoren wie SwifDoo PDF erzeugen.
Kann ich eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?
→ Ja. Mit Tools wie SwifDoo PDF konvertieren Sie klassische Rechnungen in das PDF/A-3-Format und fügen die XML-Daten manuell hinzu.
Ist ZUGFeRD kostenlos?
→ Die Nutzung des Standards ist kostenlos. Viele Tools zur Erstellung sind ebenfalls kostenfrei – besonders für Einzelanwender und kleine Firmen.
Ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?
→ Nein, die Nutzung der ZUGFeRD-Rechnung ist in Deutschland nicht verpflichtend, aber empfohlen – besonders im öffentlichen Sektor oder bei der Zusammenarbeit mit Behörden. Für elektronische Rechnungen an Behörden (XRechnung) kann ZUGFeRD als Alternative dienen, sofern sie der EN 16931-Norm entspricht. Unternehmen profitieren zudem von mehr Effizienz und Standardisierung bei der Rechnungsverarbeitung.
