PDF in ZUGFeRD umwandeln kostenlos – so funktioniert’s einfach und rechtssicher

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD-Rechnung verstehen

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um einen einheitlichen Standard zur Erstellung elektronischer Rechnungen, der PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Dadurch entsteht ein Dokument, das sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3.2, veröffentlicht am 13. November 2024, und entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.

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Warum PDF in ZUGFeRD umwandeln?

Die Umwandlung einer Rechnung ins ZUGFeRD-Format bringt zahlreiche Vorteile:

• Rechtliche Konformität: Besonders im öffentlichen Sektor (z. B. eRechnungen an Behörden) ist das Format häufig vorgeschrieben.
• Automatisierte Verarbeitung: Die eingebettete XML-Struktur ermöglicht eine sofortige Weiterverarbeitung im ERP- oder Buchhaltungssystem.
• Langfristige Archivierung: Dank PDF/A-3 Standard bleiben Rechnungen langfristig lesbar und revisionssicher.

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PDF in ZUGFeRD umwandeln – kostenlos und unkompliziert

1. Online-Tools

PDF24 Tools

• Unterstützt die Erzeugung von ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten
• Keine Installation erforderlich
• Ideal für kleinere Unternehmen oder Einzelrechnungen

ZUGFeRD Word Generator (online)

• Nutzer laden ein Word-Template hoch
• Aus dem Inhalt wird automatisch eine ZUGFeRD-konforme PDF generiert
  

2. Kostenlose Desktop-Software

7‑PDF Attach Extract and Remove (Testversion)

• Bis zu 10 ZUGFeRD-Konvertierungen kostenlos
• Unterstützt sowohl GUI als auch Kommandozeile
• Integriert KI-gestützte Datenextraktion
  

Open Source Bibliotheken (z. B. Mustangproject, SautinSoft Document .NET)

• Besonders für Entwickler geeignet
• Unterstützen automatische Einbettung von XML in PDF/A-3

SwifDoo PDF – Die ideale Lösung für die Vorbereitung Ihrer ZUGFeRD-Rechnungen

Auch wenn SwifDoo PDF nicht direkt PDF in ZUGFeRD umwandeln kann, ist es ein unverzichtbares Werkzeug zur Vorbereitung Ihrer E-Rechnungen:

1. PDF-Rechnung professionell bearbeiten

• Inhalte korrigieren, Layout optimieren
• Firmenlogo, Stempel oder Unterschrift einfügen

2. PDF/A-3-kompatibles Format erstellen

• SwifDoo PDF unterstützt die Umwandlung in PDF/A, eine wichtige Voraussetzung für ZUGFeRD

3. Word- oder Excel-Rechnungen exportieren

• Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in Word/Excel und exportieren Sie mit SwifDoo als PDF

4. Dokumente vor und nach der Umwandlung bearbeiten

• Seiten zusammenführen, extrahieren, verschlüsseln oder komprimieren

ZUGFeRD-Umwandlung – Schritt-für-Schritt

1. PDF-Rechnung vorbereiten
   Nutzen Sie SwifDoo PDF zur Bearbeitung und Umwandlung in PDF/A
   
2. XML-Daten erzeugen
   Aus ERP-System oder manueller Eingabe – wichtig ist eine strukturierte Rechnung in XML
3. XML in PDF/A-3 einbetten
   Mit Tools wie PDF24, 7-PDF oder Mustangproject
4. Validierung durchführen
   Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei der Norm EN 16931 entspricht
5. Archivieren und versenden
   Digitale Archivierung gemäß GoBD, Versand an Kunden oder Behörden

Tool-Vergleich – Welche Software eignet sich für Sie?

Funktion	SwifDoo PDF	PDF24 Tools	7-PDF	Mustangproject
PDF bearbeiten	✅	✅	❌	❌
PDF/A-3 Unterstützung	✅	❌	✅	✅
XML einbetten	❌	✅	✅	✅
Benutzerfreundlich	✅	✅	Mittel	Für Entwickler
Zielgruppe	Alle Nutzer	Einsteiger	Buchhalter	Entwickler / IT

Fazit – ZUGFeRD-Umwandlung effizient gestalten

Die kostenlose Umwandlung von PDF in ZUGFeRD ist möglich – mit den richtigen Tools.

SwifDoo PDF hilft Ihnen, die PDF-Datei optimal vorzubereiten:

• Bearbeitung und Export in PDF/A
• Perfekte Ergänzung zu kostenlosen XML-Einbettungstools

Mit einer Kombination aus SwifDoo PDF + PDF24 Tools oder 7-PDF erreichen Sie schnell und effizient rechtskonforme ZUGFeRD-Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ZUGFeRD kostenlos?
Ja, der ZUGFeRD-Standard ist offen und kostenfrei nutzbar. Einige Tools zur Umwandlung sind ebenfalls kostenlos oder bieten Testversionen.

Welches PDF-Format wird für ZUGFeRD benötigt?
ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3 Format mit eingebetteter XML-Struktur.

Wie erkenne ich, ob ein PDF ZUGFeRD ist?
Öffnen Sie das PDF mit einem PDF-Editor oder -Viewer und prüfen Sie, ob eine eingebettete XML-Datei vorhanden ist – meist unter „Anhänge“ sichtbar.