PDF in PDF/A umwandeln: So geht’s richtig & sicher

1. Warum sollte man PDF in PDF/A umwandeln?

PDF/A ist ein ISO-zertifiziertes Format (ISO 19005), das speziell für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Es unterscheidet sich vom klassischen PDF vor allem durch die strikten Anforderungen an Reproduzierbarkeit und Lesbarkeit:

• Keine aktiven Inhalte wie JavaScript oder Videos
• Alle Schriftarten und Farbprofile müssen eingebettet sein
• Keine externe Verlinkung oder Verschlüsselung

Wenn Sie also Dokumente über Jahre hinweg rechtssicher aufbewahren oder an Behörden übermitteln möchten, ist das PDF/A-Format unverzichtbar. Die Umwandlung von PDF in PDF/A sorgt für Konformität, Archivsicherheit und garantierte Lesbarkeit – heute und in Zukunft.

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2. Was ist PDF/A? – Ein kurzer Überblick

PDF/A ist nicht gleich PDF/A. Es gibt unterschiedliche Versionen:

• PDF/A-1: Basierend auf PDF 1.4, unterstützt keine eingebetteten Dateien
• PDF/A-2: Basiert auf PDF 1.7, erlaubt transparente Objekte und JPEG2000
• PDF/A-3: Erlaubt zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateien (z. B. XML, CSV)
• PDF/A-4: Modernste Version, für automatisierte Workflows geeignet

Hinzu kommen Konformitätsstufen:

• Level b (Basic): Fokus auf visuelle Reproduzierbarkeit
• Level a (Accessible): Strukturinformationen (z. B. für Screenreader)
• Level u (Unicode): Sicherstellung der Texterkennung

Empfehlung des Bundesarchivs

Das Bundesarchiv empfiehlt häufig PDF/A-2b oder PDF/A-3b für die digitale Langzeitarchivierung. Nach der Konvertierung sollte stets eine visuelle Prüfung und eine Validierung (z. B. mit veraPDF) erfolgen.

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3. Methoden zur Umwandlung: PDF → PDF/A

3.1 PDF in PDF/A umwandeln mit SwifDoo PDF (empfohlene Lösung)

SwifDoo PDF ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Software, mit der Sie PDF-Dokumente sicher, lokal und ohne Internetverbindung in PDF/A umwandeln können – ideal für datenschutzrelevante Anwendungen.

So funktioniert’s Schritt für Schritt:

1. Starten Sie SwifDoo PDF
2. Öffnen Sie Ihre PDF-Datei
3. Wählen Sie im Menü die Option „Konvertieren“ > „PDF zu PDF/A“
   
4. Entscheiden Sie sich für den gewünschten Standard (z. B. PDF/A-1b, 2b oder 3b)
   
5. Klicken Sie auf „Start“, um die Umwandlung durchzuführen und die Datei zu speichern

Besonders geeignet für:

• Unternehmen mit Archivierungspflicht
• Öffentliche Stellen, Kanzleien und Bildungseinrichtungen
• Nutzer mit hohen Datenschutzanforderungen

⭐ Tipp: SwifDoo PDF unterstützt auch die Rückumwandlung von PDF/A in normales PDF, etwa wenn eine nachträgliche Bearbeitung erforderlich ist.

3.2 PDF in PDF/A umwandeln kostenlos – Online-Tools im Überblick

Wenn Sie keine Software installieren möchten, bieten sich kostenlose Web-Dienste an:

• PDF24 Tools: DSGVO-konform, Server in Deutschland, automatische Löschung
• PDFCreator Online: Unterstützt mehrere PDF/A-Versionen (1b, 2b, 3b)
• Weitere Tools: iLovePDF, Xodo, PDF2Go, DeftPDF

Vorteile:
✔ Schnell, unkompliziert, ohne Installation nutzbar
Nachteile:
✘ Datei-Upload erforderlich
✘ Begrenzte Dateigröße und eingeschränkte Konvertierungsqualität

3.3 Weitere lokale Software-Lösungen

Für noch mehr Flexibilität und Kontrolle stehen auch andere Desktop-Programme zur Verfügung:

• Adobe Acrobat Pro: Branchenstandard, unterstützt alle PDF/A-Typen, jedoch kostenintensiv
• PDFCreator & PDF24 Creator: Kostenlos, zuverlässig, auch für Serienverarbeitung geeignet
• Entwicklerlösungen: iText, Ghostscript und andere Tools für automatisierte PDF/A-Erstellung in Workflows

Fazit

PDF/A ist das empfohlene Format für die sichere, normgerechte und langfristige Archivierung digitaler Dokumente.

• Online-Tools eignen sich für den schnellen Einsatz
• Lokale Software wie SwifDoo PDF bietet höchste Sicherheit und Flexibilität

Ob „PDF in PDF/A umwandeln kostenlos“ oder gezielte Archivierung nach ISO-Norm – mit den richtigen Tools sind Sie auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
PDF/A ist ein speziell archivierungsfähiges Format, das alle Inhalte vollständig einbettet und keine aktiven Elemente erlaubt.

Wie erkenne ich, ob ein PDF PDF/A ist?
Mit Tools wie veraPDF oder Adobe Acrobat: Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie die PDF/A-Konformität im Dateieigenschaften-Fenster.

Was ist der PDF-A-Modus?
Ein Bearbeitungs- oder Anzeige-Modus in PDF-Software, der sicherstellt, dass PDF/A-konforme Regeln eingehalten werden – oft auch als „Nur-Lese-Modus“ verfügbar.