1. Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert.
Sie basiert auf dem PDF/A-3-Standard und ermöglicht eine einheitliche, maschinen- und menschenlesbare Rechnungsstruktur.

ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist in Deutschland weit verbreitet – vor allem im öffentlichen Sektor und im B2B-Bereich.

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2. Vorteile von ZUGFeRD

• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungsdaten lassen sich direkt auslesen und weiterverarbeiten – ideal für Buchhaltungssysteme.
• Gesetzeskonformität: ZUGFeRD entspricht der EU-Norm und den Anforderungen der GoBD in Deutschland.
• Digitale Archivierung: Keine Papierberge mehr – alles elektronisch und revisionssicher gespeichert.

3. ZUGFeRD-Rechnung erstellen

3.1 Mit Online-Tools kostenlos erstellen

Es gibt zahlreiche Online-Dienste, mit denen Sie ZUGFeRD-Rechnungen kostenlos erstellen können – ganz ohne Registrierung:

• 7-PDF Rechnungsdrucker
  
• PDF24 Tools
  
• B2Brouter
  

Vergleich der Tools:

Tool	Registrierung nötig	XML automatisch eingebettet	Lokale Verarbeitung	API
PDF24	Nein	Ja	Ja	Nein
B2Brouter	Nein (Basisversion)	Ja	Nein	Ja
7-PDF	Nein	Ja (mit Plugin)	Ja	Nein

3.2 Lokale Software & Druckertreiber

Wenn Sie Datenschutz priorisieren oder eigene Vorlagen nutzen möchten, bieten sich lokale Tools wie der 7-PDF-Druckertreiber oder winball.de an. Diese ermöglichen es, Word- oder Excel-Dateien als ZUGFeRD-konforme PDFs zu exportieren – inklusive XML-Anhang.

Vorteile:

• Kein Upload nötig
• Daten bleiben lokal
• Flexible Formatierung

3.3 Professionelle Software & API-Lösungen

Für größere Unternehmen oder ERP-Umgebungen lohnen sich Lösungen mit API-Anbindung:

• Lexware
• B2Brouter
• sevDesk Pro

Diese Systeme bieten Features wie:

• Automatisierte Rechnungserstellung aus dem System
• API-Schnittstellen für externe Tools
• ZUGFeRD-Validierung und Archivierung

4. SwifDoo PDF: Ihre Lösung für professionelle ZUGFeRD-Rechnungen

Mit SwifDoo PDF haben Sie ein vielseitiges Tool zur Hand, das Ihnen hilft, bestehende PDF-Rechnungen in das PDF/A-3-Format umzuwandeln und bei Bedarf XML-Dateien einzubetten.

Besonderheiten:

• Konvertieren Sie PDFs in PDF/A-3
  
• Bearbeiten Sie Metadaten und fügen Sie XML-Dateien hinz
• Ideal in Kombination mit Online-Generatoren für maximale Kontrolle

5. Empfehlung: Welche Methode passt zu Ihnen?

Nutzungsszenario	Online-Tools (kostenlos)	Lokale Software	SwifDoo PDF + Online
Schnelle Erstellung	✅	✅	✅
Datenschutz / lokal	⚠️	✅	✅
Vorlage individuell anpassen	✖️	✅	✅
API oder Massenverarbeitung	✖️	⚠️	⚠️
Normgerechte Ausgabe	✅	✅	✅

Fazit & Handlungsempfehlung

ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich auf verschiedene Arten erstellen – ob kostenlos online, mit lokaler Software oder durch eine clevere Kombination aus beiden Methoden.

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie kostenlose Tools für den schnellen Einstieg und SwifDoo PDF für die professionelle Nachbearbeitung. So erstellen Sie nicht nur korrekte, sondern auch optisch ansprechende und rechtssichere elektronische Rechnungen.

FAQ: Häufige Fragen zur ZUGFeRD-Rechnung

Wie werden ZUGFeRD Rechnungen erstellt?
→ Sie können ZUGFeRD-Rechnungen mit Online-Tools, lokalen Druckertreibern oder PDF-Editoren wie SwifDoo PDF erzeugen.

Kann ich eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?
→ Ja. Mit Tools wie SwifDoo PDF konvertieren Sie klassische Rechnungen in das PDF/A-3-Format und fügen die XML-Daten manuell hinzu.

Ist ZUGFeRD kostenlos?
→ Die Nutzung des Standards ist kostenlos. Viele Tools zur Erstellung sind ebenfalls kostenfrei – besonders für Einzelanwender und kleine Firmen.

Ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?

→ Nein, die Nutzung der ZUGFeRD-Rechnung ist in Deutschland nicht verpflichtend, aber empfohlen – besonders im öffentlichen Sektor oder bei der Zusammenarbeit mit Behörden. Für elektronische Rechnungen an Behörden (XRechnung) kann ZUGFeRD als Alternative dienen, sofern sie der EN 16931-Norm entspricht. Unternehmen profitieren zudem von mehr Effizienz und Standardisierung bei der Rechnungsverarbeitung.