PDF in PDF/A umwandeln: Anleitung & Tools 2025

Einleitung:

Sie möchten Ihre PDF-Dateien langfristig archivieren oder gesetzeskonform speichern? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie PDF in PDF/A umwandeln – kostenlos mit Online-Tools oder lokal mit geeigneter Software. Zusätzlich zeigen wir, wie Sie PDF/A-Dateien bei Bedarf auch wieder in normale PDFs zurückverwandeln.

1. Warum sollte man PDF in PDF/A umwandeln?

PDF/A ist ein ISO-zertifiziertes Format (ISO 19005), das speziell für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Es unterscheidet sich vom klassischen PDF vor allem durch die strikten Anforderungen an Reproduzierbarkeit und Lesbarkeit:

Keine aktiven Inhalte wie JavaScript oder Videos
Alle Schriftarten und Farbprofile müssen eingebettet sein
Keine externe Verlinkung oder Verschlüsselung

Wenn Sie also Dokumente über Jahre hinweg rechtssicher aufbewahren oder an Behörden übermitteln möchten, ist das PDF/A-Format unverzichtbar. Die Umwandlung von PDF in PDF/A sorgt für Konformität, Archivsicherheit und garantierte Lesbarkeit – heute und in Zukunft.

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2. Was ist PDF/A? – Ein kurzer Überblick

PDF/A ist nicht gleich PDF/A. Es gibt unterschiedliche Versionen:

PDF/A-1: Basierend auf PDF 1.4, unterstützt keine eingebetteten Dateien
PDF/A-2: Basiert auf PDF 1.7, erlaubt transparente Objekte und JPEG2000
PDF/A-3: Erlaubt zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateien (z. B. XML, CSV)
PDF/A-4: Modernste Version, für automatisierte Workflows geeignet

Hinzu kommen Konformitätsstufen:

Level b (Basic): Fokus auf visuelle Reproduzierbarkeit
Level a (Accessible): Strukturinformationen (z. B. für Screenreader)
Level u (Unicode): Sicherstellung der Texterkennung

Empfehlung des Bundesarchivs

Das Bundesarchiv empfiehlt häufig PDF/A-2b oder PDF/A-3b für die digitale Langzeitarchivierung. Nach der Konvertierung sollte stets eine visuelle Prüfung und eine Validierung (z. B. mit veraPDF) erfolgen.

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3. Methoden zur Umwandlung: PDF → PDF/A

3.1 PDF in PDF/A umwandeln mit SwifDoo PDF (empfohlene Lösung)

SwifDoo PDF ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Software, mit der Sie PDF-Dokumente sicher, lokal und ohne Internetverbindung in PDF/A umwandeln können – ideal für datenschutzrelevante Anwendungen.

So funktioniert’s Schritt für Schritt:

Starten Sie SwifDoo PDF
Öffnen Sie Ihre PDF-Datei
Wählen Sie im Menü die Option „Konvertieren“ > „PDF zu PDF/A“
Entscheiden Sie sich für den gewünschten Standard (z. B. PDF/A-1b, 2b oder 3b)
Klicken Sie auf „Start“, um die Umwandlung durchzuführen und die Datei zu speichern

Jetzt SwifDoo PDF kostenlos testen

Besonders geeignet für:

Unternehmen mit Archivierungspflicht
Öffentliche Stellen, Kanzleien und Bildungseinrichtungen
Nutzer mit hohen Datenschutzanforderungen

⭐ Tipp: SwifDoo PDF unterstützt auch die Rückumwandlung von PDF/A in normales PDF, etwa wenn eine nachträgliche Bearbeitung erforderlich ist.

3.2 PDF in PDF/A umwandeln kostenlos – Online-Tools im Überblick

Wenn Sie keine Software installieren möchten, bieten sich kostenlose Web-Dienste an:

PDF24 Tools: DSGVO-konform, Server in Deutschland, automatische Löschung
PDFCreator Online: Unterstützt mehrere PDF/A-Versionen (1b, 2b, 3b)
Weitere Tools: iLovePDF, Xodo, PDF2Go, DeftPDF

Vorteile:
✔ Schnell, unkompliziert, ohne Installation nutzbar
Nachteile:
✘ Datei-Upload erforderlich
✘ Begrenzte Dateigröße und eingeschränkte Konvertierungsqualität

Tipps: Online-Dienste eignen sich gut für gelegentliche Umwandlungen. Bei sensiblen Inhalten oder größeren Mengen empfiehlt sich jedoch eine Desktop-Lösung wie SwifDoo PDF.

3.3 Weitere lokale Software-Lösungen

Für noch mehr Flexibilität und Kontrolle stehen auch andere Desktop-Programme zur Verfügung:

Adobe Acrobat Pro: Branchenstandard, unterstützt alle PDF/A-Typen, jedoch kostenintensiv
PDFCreator & PDF24 Creator: Kostenlos, zuverlässig, auch für Serienverarbeitung geeignet
Entwicklerlösungen: iText, Ghostscript und andere Tools für automatisierte PDF/A-Erstellung in Workflows

Fazit

PDF/A ist das empfohlene Format für die sichere, normgerechte und langfristige Archivierung digitaler Dokumente.

Online-Tools eignen sich für den schnellen Einsatz
Lokale Software wie SwifDoo PDF bietet höchste Sicherheit und Flexibilität

Ob „PDF in PDF/A umwandeln kostenlos“ oder gezielte Archivierung nach ISO-Norm – mit den richtigen Tools sind Sie auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?
PDF/A ist ein speziell archivierungsfähiges Format, das alle Inhalte vollständig einbettet und keine aktiven Elemente erlaubt.

Wie erkenne ich, ob ein PDF PDF/A ist?
Mit Tools wie veraPDF oder Adobe Acrobat: Öffnen Sie das Dokument und prüfen Sie die PDF/A-Konformität im Dateieigenschaften-Fenster.

Was ist der PDF-A-Modus?
Ein Bearbeitungs- oder Anzeige-Modus in PDF-Software, der sicherstellt, dass PDF/A-konforme Regeln eingehalten werden – oft auch als „Nur-Lese-Modus“ verfügbar.