Gerade für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen ist es entscheidend, kosteneffizient zu arbeiten. Viele möchten eine Rechnung kostenlos schreiben, ohne gleich in teure Softwarelösungen investieren zu müssen.
Hier kommen kostenlose Online-Tools und Programme ins Spiel, die oft als „Rechnung schreiben Software kostenlos“ beworben werden. Doch was taugen sie wirklich – und wie lassen sie sich sinnvoll mit anderen Werkzeugen wie PDF-Editoren kombinieren?
Die 5 besten Kontoauszug-Generatoren [mit Anleitung & Vorlagen]
Entdecken Sie 5 Kontoauszug-Generatoren, um einen Kontoauszug selber zu erstellen – mit PDF-Vorlagen zum Bearbeiten und Anpassen.
LESEN SIE MEHR >1. Was bedeutet „kostenlos“ beim Rechnung schreiben?
1.1 Arten der kostenlosen Lösungen
Offline-Software:
Beispielsweise 123RECHNUNG ist eine klassische Desktop-Software für Windows. Sie ist dauerhaft kostenlos und bietet viele Grundfunktionen wie Kundendatenverwaltung, Projektpositionen und Steueroptionen.
Online-Rechnungsgeneratoren:
Tools wie sevDesk Rechnungsgenerator oder PDF24 ermöglichen eine schnelle Erstellung von Rechnungen direkt im Browser, ganz ohne Registrierung.
Freemium-Modelle (Cloud):
Plattformen wie easybill, invoiz oder Zervant bieten einen kostenlosen Einstieg, oft beschränkt auf eine gewisse Anzahl von Rechnungen pro Monat oder Jahr.
1.2 Vorteile und Einschränkungen
✅ Vorteile:
- Keine Investitionskosten
- Schneller Einstieg, ideal für Gründungsphase
- Keine Installation bei Online-Tools nötig
⚠️ Einschränkungen:
- Begrenzte Rechnungsanzahl oder Funktionsumfang
- Meist keine vollständige rechtliche Sicherheit (z. B. fehlende GoBD-Konformität)
- Keine Langzeitarchivierung
2. Vergleich kostenloser Rechnungssoftware
2.1 123RECHNUNG (Windows)
Ein bewährtes Tool mit vollem Funktionsumfang – völlig kostenlos. Besonders für Kleinunternehmer gut geeignet.
2.2 easybill Free
Online-Plattform mit einfacher Oberfläche. Innerhalb von 3 Minuten können Sie eine Rechnung schreiben und direkt als PDF per E-Mail versenden.
2.3 invoiz Free
Für Jahresumsätze unter 17.500 € geeignet. Sehr benutzerfreundlich, jedoch mit Funktionsgrenzen in der kostenlosen Version.
2.4 sevDesk Rechnungsgenerator
Ideal für Einsteiger. Ohne Anmeldung lassen sich schnell einfache Rechnungen im Browser erstellen.
2.5 Zervant
Multiplattformfähige Lösung mit solider Basisversion. Besonders interessant für Startups und Solo-Selbstständige.
„Rechnungsprogramm & App kostenlos“: Der große Guide für Kleinunternehmer & Selbstständige
Finden Sie das beste kostenlose Rechnungsprogramm für Selbstständige & Kleinunternehmer – inklusive Rechnung schreiben Apps und PDF-Export.
LESEN SIE MEHR >3. E‑Rechnungs‑Pflicht ab 2025 – Was ändert sich?
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) für B2B-Geschäfte in Deutschland Pflicht. Besonders relevant ist das Format ZUGFeRD oder XRechnung.
Einige kostenlose Tools wie sevDesk oder VARIO bieten bereits Unterstützung für diese Standards – ideal für eine zukunftssichere Lösung.
4. SwifDoo PDF – Die perfekte Ergänzung zu kostenlosen Rechnungstools
Viele Online-Rechnungstools exportieren PDFs – doch was, wenn Sie diese später noch bearbeiten oder signieren möchten?
Hier kommt SwifDoo PDF ins Spiel: Eine leistungsstarke PDF-Software, die auch in der kostenlosen Testversion zahlreiche Funktionen bietet.
Mit SwifDoo PDF können Sie:
- PDFs bearbeiten (z. B. Textkorrekturen oder neue Felder einfügen)
- OCR nutzen, um gescannte Rechnungen in bearbeitbaren Text zu konvertieren
- Rechnungen komprimieren, um Dateigröße für E-Mail-Versand zu reduzieren
- Digitale Signatur und Wasserzeichen hinzufügen – für mehr Professionalität
5. Schritt‑für‑Schritt: Kostenlose Rechnung schreiben mit PDF-Optimierung
- Wählen Sie ein kostenloses Rechnungstool wie sevDesk oder easybill
- Erstellen Sie Ihre Rechnung und exportieren Sie sie als PDF
- Öffnen Sie die PDF-Datei in SwifDoo PDF
- Bearbeiten Sie das Dokument bei Bedarf (z. B. Signatur, Textkorrektur)
- Speichern oder versenden Sie die fertige Rechnung per E-Mail
6. Tipps & Checkliste für eine rechtssichere Rechnung
Beachten Sie folgende Pflichtangaben:
- Rechnungsnummer und -datum
- Name & Adresse von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Leistungsbeschreibung, Netto-/Bruttobetrag, Mehrwertsteuer
SwifDoo PDF eignet sich auch, um:
- Briefköpfe hinzuzufügen
- Seiten für Versand zu optimieren
- PDFs zu archivieren
Fazit – Professionelle Rechnungen kostenlos erstellen
Wer eine Rechnung schreiben kostenlos möchte, hat 2025 zahlreiche Tools zur Auswahl. Ob Offline-Programm oder Online-Lösung: Für Einsteiger reichen diese Optionen meist völlig aus.
Für zusätzliche Bearbeitungen, Komprimierungen oder Signaturen empfehlen wir SwifDoo PDF als optimale Ergänzung – damit Ihre Rechnungen nicht nur kostenlos, sondern auch professionell und rechtssicher sind.