Was ist eine XRechnung und warum ist sie wichtig?
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das speziell für Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
Ab dem 01.01.2025 gelten einfache PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung. Stattdessen sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zwingend erforderlich. Wer weiterhin PDF-Rechnungen versendet, riskiert Ablehnung durch Behörden und verspätete Zahlungen.
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Ein PDF enthält zwar visuell alle Rechnungsdaten, doch diese sind nicht maschinenlesbar. Genau das ist bei einer XRechnung jedoch Pflicht – sie muss strukturierte XML-Daten enthalten, die automatisch verarbeitet werden können.
Deshalb müssen Daten aus PDF-Rechnungen oft manuell extrahiert und neu eingegeben werden – ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess.
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LESEN SIE MEHR >XRechnung aus PDF erstellen kostenlos: Diese Tools helfen
Zum Glück gibt es einige kostenlose oder kostengünstige Tools, mit denen Sie XRechnungen aus PDFs erstellen können:
1. B2Brouter
Ein Cloud-Service, der die Erstellung und Verwaltung von XRechnungen unterstützt. Daten können manuell eingegeben oder aus Dateien übernommen werden.
- Kostenlose Grundversion verfügbar
- Anbindung an PEPPOL-Netz
- Guter Überblick über gesendete und empfangene Rechnungen
2. PDF24 Tools
PDF24 bietet ein kostenloses Online-Tool zur Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien.
- Keine Registrierung notwendig
- Ideal für gelegentlichen Bedarf
- Export im richtigen XML-Format möglich
3. efacto
Mit dem PDFtoX-Service von efacto können Sie PDF-Rechnungen einsenden, die automatisch in XRechnungen umgewandelt und direkt versendet werden.
- Automatischer Versand über PEPPOL oder E-Mail
- Benutzerkonto erforderlich
- Besonders nützlich für Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf
4. Klippa DocHorizon
Diese Lösung nutzt künstliche Intelligenz, um Rechnungsdaten automatisch aus PDFs zu extrahieren und in XRechnungen umzuwandeln.
- Ideal für größere Mengen
- Kostenlose Testphase
- API-Integration für Entwickler
SwifDoo PDF: Ihr Helfer beim PDF-Management
Bevor Sie eine XRechnung aus PDF erstellen, müssen Sie oft Inhalte bearbeiten oder strukturierte Daten extrahieren. Hier kommt SwifDoo PDF ins Spiel – ein leistungsstarkes Tool für die Bearbeitung und Umwandlung von PDF-Dateien.
Vorteile von SwifDoo PDF:
- PDF bearbeiten und kommentieren: Passen Sie Rechnungsinhalte direkt im PDF an.
- PDF in Word/Excel umwandeln: Extrahieren Sie Daten für die Übernahme in XRechnung-Formulare.
- Batch-Verarbeitung: Bearbeiten Sie mehrere PDF-Rechnungen gleichzeitig und sparen Sie Zeit.
Mit SwifDoo PDF legen Sie die Grundlage für einen strukturierten und effizienten Übergang zur XRechnung – ohne manuelles Abschreiben oder wiederholte Fehler.
Fazit
Die Umstellung auf die XRechnung ist verpflichtend – aber mit den richtigen Tools und etwas Vorbereitung schaffen Sie den Umstieg mühelos. Kostenlose Dienste wie PDF24 oder B2Brouter ermöglichen die einfache Erstellung strukturierter Rechnungen.
Mit SwifDoo PDF optimieren Sie Ihre PDFs vorab – für einen reibungslosen und professionellen Ablauf beim Umwandeln in die XRechnung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich PDF in XRechnung umwandeln?
Ja, mit Tools wie efacto, Klippa oder PDF24 können Sie eine XRechnung aus PDF erstellen, entweder manuell oder automatisiert.
Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Ab 01.01.2025 nicht mehr – nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind dann rechtsgültig.
Welches Dateiformat hat eine XRechnung?
Das Standardformat für eine XRechnung ist eine XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält.
Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und einer PDF-Rechnung?
Eine XRechnung enthält maschinenlesbare XML-Daten und ist digital auswertbar. Eine PDF-Rechnung ist visuell lesbar, aber nicht strukturiert und daher bald nicht mehr zulässig.